De 3 viktigste grunnene til at prosjektet ikke leverer som forventet

Eier eller leder du et prosjekt som ikke klarer å levere som forventet? Oppleves det som at prosjektet har gått i stå, og du er usikker på hva du kan gjøre for å forbedre det? Her er de tre viktigste grunnene til hvorfor prosjekter treffer på uventede problemer, og hva du kan gjøre for å unngå dem!

1.      Uklare rollebeskrivelser

Hvis det er en ting som gir god grobunn for konflikter i et prosjekt, så er det manglende forståelse for egen rolle og dens mulighetsrom og begrensinger. Hvis det ikke er klart hvem som gjør hva, og når, så gir det mye plass til at de ansatte selv definerer sine egne arbeidsoppgaver. Da går man raskt over i at de ansattes personlighetstrekk er førende for hva den ansatte velger å bruke tiden sin på, og det gir også rom for at noen tar oppgaver som ikke egentlig er tiltenkt deres rolle, og at de overser oppgaver som egentlig tilhører dem. Dette skaper gjerne konflikter mellom de ansatte i prosjektet, og fører til misforståelser og unødvendige problemer som kunne vært unngått. Her er det opp til prosjektleder å sørge for å ha en tydelig dialog med hver enkelt ansatt om hva deres ansvarsområde er, i tillegg til at dette kommuniseres ut til alle slik at alle har en felles forståelse for hva som gjøres av hvem. Hvis konflikter oppstår på grunnlag av dette, så er det viktig å åpne en god dialog med de involverte så raskt som mulig. Tydelig og uredd kommunikasjon er nøkkelen her.

2.      Dårlig kommunikasjonsstruktur

På samme måte som at utydelige rollebeskrivelser fører til misforståelser og konflikt, så gjør også dårlig kommunikasjonsstruktur det. Prosjektets behov for tydelig kommunikasjonrutiner ut til alle involverte i prosjektet undervurderes ofte. Både hvor mye tydelighet som kreves for å kommunisere effektivt til alle prosjektmedarbeiderne undervurderes, samt hvor mye dårlig kommunikasjon begrenser godt samarbeid. Heldigvis så kan man ta enkle og effektive grep for å bedre kommunikasjonen raskt. Først så bør prosjektleder se på hvem som bør kommunisere med hvem i prosjektet, og hvor ofte. Deretter sjekke om dette blir gjort. Blir det ikke gjort, så vil det være en fordel av prosjektleder går inn og foreslår at disse personene setter opp faste møter med hverandre. Prosjektleder kan også foreslå å delta hvis det er behov for det. Dette bør gjentas i alle relasjonene i prosjektet som samarbeider direkte eller har arbeidsoppgaver som påvirker hverandre. Prosjektleder bør også gjøre det samme, og ha jevnlige oppfølgingsmøter med alle i prosjektet. Dette kan virke som en enkel løsning, men alt for ofte så undervurderer prosjektleder viktigheten av å ha jevnlige møter, og utsetter disse til når et problem har oppstått. Veldig ofte så er grunnlaget for dårlig kommunikasjon rett og slett at man ikke har nok treffpunkter, og fokus er kun på å gjennomføre selve arbeidsoppgavene og å snakke om disse nedprioriteres som bortkastet tid. Det er det ikke. Å utsette denne typen møter fører bare med seg mer problemer ettersom prosjektet går fremover.

3.      Dårlig ytringsklima

Hvis prosjektet stopper opp fordi noe fungerer svært dårlig, vil prosjektmedarbeiderne da føle at de kan ta opp dette med prosjektleder? Og føler prosjektleder at han/hun kan gjøre det samme hos styringsgruppen? Dette er en svært subjektiv problemstilling, og en som kun kan besvares av de som deltar i prosjektet. En leder/ledelse kan ofte oppleve selv at han/hun/de har «døra åpen» og at tilbakemeldinger og diverse ytringer er velkomne, men oppleves det sånn av medarbeiderne? Her er det ofte litt sprik i virkelighetsoppfatning, og lederens evne til å forstå egne følelser og reaksjoner spiller en stor rolle. Hvis leder oppfatter seg selv som svært åpen, men allikevel ser på negative tilbakemeldinger som en trussel, så vil dette skinne gjennom når tilbakemeldingene kommer. Det kan være nok med kroppsspråk og det som ikke blir sagt, eller det som ikke blir gjort/fulgt opp i ettertid. Her er det svært viktig å se på egne begrensninger som leder, og hvilken evne man har til å skape psykologisk trygghet i gruppen. Hvis man får en tilbakemelding som man velger å ikke følge opp, eller ikke gir et tydelig svar på, så er det svært lett at medarbeideren opplever å ikke bli sett eller hørt. På den andre siden så er det å bli tatt på alvor med det man ytrer svært positivt for den ansattes trivsel i prosjektet.

Skrevet av Ingrid Romundset Fabrello

Har du fremdeles utfordringer for å få prosjektet ditt til å gå på skinner? Ta Kontakt for en gratis rådgivningstime!