Den største hemskoen for et vellykket prosjekt: implementering

Hva skal egentlig til for en god implementering av et prosjekt? Det er ofte veldig god stemning og mye optimisme når et prosjekt er i ide- og oppstartsfasen. Men hva blir det av det hele når prosjektet er avsluttet? Definisjonen av prosjekt (som jeg liker best) er at et prosjekt er en midlertidig organisasjon som har som formål å forbedre noe i den/de permanente organisasjonen(e). Men ofte så mister vi mye av ambisjonene for prosjektet når vi har kommet til siste fase: implementeringen. Alt for ofte er et ferdigstilt prosjekt en rapport, med forslag om endring, som ligger i en skuff inne på et kontor. Hvordan unngår vi dette?

Hemmeligheten med en god prosjekt-implementering ligger i idéfasen. Alt for ofte tenker man at implementering er noe som skal foregå på slutten av et prosjekt, mens det egentlig er noe som bør starte i idéfasen. Hvorfor? Fordi et godt prosjekt baserer seg helt og holdent på behov. Et godt prosjekt bruker god tid for å svare på: Hvorfor trenger vi dette prosjektet/denne endringen? Og da er det menneskene som skal ta i bruk implementeringen som vet svaret. Hvis de skal ta i bruk et nytt IT-system eller administrativ rutine, så må det både finnes et behov for rutinen/IT-systemet (dvs. implementeringen vil f.eks føre til en mer effektiv arbeidshverdag), og behovet må være kjent hos de fremtidige brukerne.

Hvis man tar seg god tid til å kartlegge behovet i idéfasen, vil man også få et veldig godt datagrunnlag for å bygge opp et prosjekt som svarer til de faktiske behovene i organisasjonen. Det holder ikke at man har en daglig leder som ser et tydelig behov for en ny implementering, hvis ingen av de 100 ansatte er enige i det. Hvis dette er tilfellet, så er det også mest sannsynligvis en glipp i kommunikasjonen mellom leder og ansatte. Fra et samfunnsvitenskapelig perspektiv så vil ikke løsningen her være å engasjere kule og populære ansatte som kan drive innflytelse og overtaling av resten av organisasjonen. Heller så må fokus være på å forstå organisasjonen og de ansattes behov bedre. Som organisasjonsantropolog så gjøres dette gjennom etnografisk metode, det vil si semi- strukturerte intervju med ansatte, der formålet er å lytte og kartlegge faktiske behov. Dette vil da legge grunnlaget for både hvordan prosjektet ser ut, samt implementeringen.

Skrevet av: Ingrid Romundset Fabrello

Har du et prosjekt i idéfasen som gjerne skulle endt i en vellykket implementering? Ta kontakt for en prat om Fabrello Consulting sine tjenester innen prosjektledelse.