Løsningen som leter etter et problem; hvordan bygge et nytt prosjekt i riktig rekkefølge

Hva skal til for at et prosjekt lykkes? Hvor starter man for å bygge opp et nytt prosjekt fra grunnen? Som prosjektleder for et paraplyprosjekt (paraplyprosjekt= et prosjekt som har som formål å sette i gang nye prosjekter) har jeg sett at nye prosjekter ofte mislykkes allerede i startgropa. Hvorfor? Fordi de tar utgangspunkt i en tenkt løsning heller enn i et opplevd behov.  

Ofte ser jeg at når man skal sette i gang et nytt prosjekt så har man allerede bestemt seg for hva løsningen er; det kan være noe som finnes fra før (f.eks en app) eller en tanke om at «dette trenger vi fordi vi har sett at andre har det» (f.eks KI løsninger). Noen ganger kan også motivasjonen for prosjektet være at det ser bra ut for organisasjonen (f.eks nye bærekraftige løsninger). Til felles for disse tilnærmingene er at prosjektet vil slite når man kommer til implementeringsfasen, om ikke før.

Så hva er den beste måten å sette i gang et prosjekt på? Jo, man må starte med å spørre hva er problemet/behovet? Og de rette til å besvare dette spørsmålet er medlemmer av organisasjonen som til slutt skal implementere løsningen. Og da mener jeg ikke lederen av organisasjonen, men medarbeiderne som til sammen utgjør organisasjonen som sin helhet. Det betyr ikke at lederen ikke kan svare på spørsmålet om hvilke utfordringer organisasjonen har, men det betyr at lederen helst bør svare på spørsmål relatert til egen arbeidshverdag. Man kjenner seg selv best, og det er derfor helt grunnleggende for et godt prosjekt at man starter med å spørre et utvalg av medarbeidere som kan representere forskjellige perspektiver innad i organisasjonen om hva som mangler.  En app, en KI- løsning eller et nytt bærekraftig system er løsninger. De svarer på et tenkt behov. Hvis man ikke vet hva behovet er, så har man startet i feil ende.

Hva gjør de aller beste prosjektene? De bruker tid på å finne ut hva utfordringen er, og de gir også de som lever med utfordringen en mulighet til å foreslå løsninger. Videre så holder de en tett dialog med problemeier underveis i utformingen av løsningen. Ved å bruke denne tilnærmingen så har man bygget opp et prosjekt som baserer seg på å finne riktig løsning til riktig problem. Og på grunn av at man har holdt en tett dialog med de som faktisk skal ta i bruk løsningen til slutt, så vil motstanden til løsningen være betraktelig lavere når implementeringen starter.

Heller enn å spørre; hvilken app skal vi kjøpe? Hvilken KI- løsning skal vi få tak i? Hvilken bærekraftsløsning vil få bedriften vår til å se bra ut? Spør: Hvilke behov har vi som organisasjon for å kunne få en bedre, mer effektiv arbeidshverdag? Og la svaret komme fra de som opplever denne arbeidshverdagen selv.

Skrevet av Ingrid Romundset Fabrello.

Sliter du med å få prosjektet på rett kjøl? Ta kontakt for en time gratis veiledning! Tilbudet gjelder for september og oktorber 2025.